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10 tâches qui vous font perdre du temps et comment les automatiser ?
Chaque jour, vos équipes passent des heures sur des tâches répétitives et manuelles.
Ces actions, souvent considérées comme “nécessaires”, consomment pourtant un temps précieux qui pourrait être consacré à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Chez Kapli, nous accompagnons les TPE et PME dans leur digitalisation en concevant des outils no-code sur-mesure. L’automatisation de vos processus vous permet de gagner en efficacité, de réduire les erreurs et de fiabiliser vos données.
Voici 10 tâches courantes que nous voyons encore trop souvent chez nos clients et que vous pouvez automatiser facilement.
⏳ 1. Relancer les factures impayées manuellement
Le problème :
Les relances de paiement prennent du temps et mobilisent inutilement votre équipe.
La solution :
Créez un scénario automatisé avec Make ou votre CRM pour envoyer des rappels en fonction des échéances. Résultat : moins de retard de paiement et plus de trésorerie disponible.
🧾 2. Recopier les devis dans un tableur
Le problème :
Copier-coller les informations des devis multiplie les risques d’erreurs et ralentit votre cycle de vente.
La solution :
Générez automatiquement vos devis à partir d’un formulaire et archivez-les dans une base centralisée pour en garder une trace claire et fiable.
📆 3. Saisir les rendez-vous dans l’agenda
Le problème :
Synchroniser les rendez-vous à la main provoque des oublis et des doublons.
La solution :
Connectez votre outil de réservation à Google Calendar ou Outlook pour que les créneaux soient automatiquement mis à jour.
📁 4. Chercher les fichiers dans plusieurs clouds
Le problème :
Passer plusieurs minutes à retrouver un document freine la productivité de vos équipes.
La solution :
Centralisez vos fichiers et vos liens (Drive, Dropbox, Canva…) dans une interface unique construite avec Glide.
📊 5. Remplir manuellement les tableaux de suivi
Le problème :
Les données de vos tableaux ne sont pas toujours à jour, ce qui entraîne des décisions basées sur des informations incomplètes.
La solution :
Automatisez l’alimentation de vos tableaux via des formulaires et des connecteurs (Make, Zapier). Vos données sont toujours fraîches et fiables.
📢 6. Prévenir chaque client de l’avancement de son projet
Le problème :
Vous perdez du temps à envoyer des emails ou à répondre aux appels pour informer vos clients.
La solution :
Créez un portail client où ils peuvent consulter l’avancement de leur projet en temps réel (Softr ou Glide).
🛒 7. Gérer les stocks dans un fichier Excel complexe
Le problème :
Les fichiers Excel deviennent vite ingérables et sources d’erreurs.
La solution :
Mettez en place un outil de gestion de stock connecté à vos commandes et ventes. Vos niveaux de stock se mettent à jour automatiquement.
📝 8. Saisir manuellement les informations des CV
Le problème :
Vos équipes RH passent trop de temps à saisir les données des candidats.
La solution :
Utilisez l’IA pour extraire les données des CV et les intégrer automatiquement dans Airtable ou un outil similaire.
👩💻9. Organiser des réunions uniquement pour “faire le point”
Le problème :
Ces réunions consomment du temps et n’apportent pas toujours de nouvelles informations.
La solution :
Créez un tableau de bord partagé et mis à jour en temps réel. Chacun peut consulter l’avancement sans se réunir.
📩 10. Envoyer manuellement les emails d’accueil et de confirmation
Le problème :
Répéter les mêmes envois pour chaque client ou formulaire prend du temps.
La solution :
Configurez des scénarios d’emailing automatiques déclenchés dès qu’un formulaire est rempli ou qu’un client est ajouté dans votre base.
Passez à l’automatisation dès aujourd’hui !
Ces dix exemples ne sont qu’un aperçu de tout ce que vous pouvez automatiser pour libérer du temps et améliorer la performance de votre entreprise.
Chez Kapli, nous analysons vos processus, identifions les points de friction et développons des solutions sur-mesure pour vous aider à vous concentrer sur l’essentiel. 💜
📱 Contactez-nous dès maintenant pour un audit personnalisé et découvrez comment le no-code, l’automatisation et l’IA peuvent transformer votre quotidien.
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À propos de Kapli
Kapli est la première agence No-Code en Bretagne. Nous offrons des solutions logicielles accessibles permettant une gestion plus efficace et une meilleure communication interne et externe. Kapli organise également des ateliers en Bretagne et dans l'ouest de la France pour faire découvrir le potentiel du No-Code aux professionnels.
