Seemo : Un outil sur-mesure pour centraliser, automatiser et piloter les projets marketing

Découvrez la création du logiciel de Seemo : une solution sur-mesure développée par Kapli pour centraliser, automatiser et piloter l’ensemble des projets marketing et optimiser le suivi budgétaire.
‍

Présentation : Seemo est un promoteur immobilier, spécialisée dans l’accompagnement de plusieurs agences immobilières. 🏢
Kapli a accompagné le service marketing de Seemo dans la création d’un outil sur mesure pour centraliser et piloter leur activité.

Son rôle est central : promouvoir les nouveaux programmes immobiliers, accompagner la création d’agences, et piloter l’ensemble de la communication marketing. 📣

L’équipe marketing, gère un volume important de projets, de documents, de demandes internes et externes, ainsi que la coordination avec de nombreux prestataires.

Pour accompagner cette organisation en pleine croissance et structurer leurs processus, Seemo a fait appel à Kapli afin de concevoir un outil de gestion sur-mesure, pensé pour centraliser leur activité marketing et simplifier le quotidien des équipes. 🖥️
‍

❓Problématiques : Avant la mise en place de cet outil, l’équipe Seemo faisait face à plusieurs difficultés :

• Une gestion documentaire complexe, avec trop de clics pour accéder aux fichiers sur le Drive.
• Des tâches dispersées entre plusieurs outils, rendant le suivi compliqué.
• Une multiplication d'outils non connectés pour gérer les activités.
• Une gestion chronophage des demandes externes (flyers, cartes de visite, goodies...).
• Peu de visibilité globale sur le temps passé, les budgets et l’avancement des projets.

Très rapidement, nous avons identifié le besoin d’un outil unique, capable de centraliser les informations, d’automatiser les processus récurrents et d’offrir une vision claire à toute l’équipe. 👩🏼‍💻
‍

🔎 Objectifs : L’objectif pour Kapli était de simplifier et structurer la gestion marketing de Seemo grâce à une plateforme unique et intuitive.

• Centraliser la gestion des projets marketing et de la promotion immobilière.
• Simplifier l’accès et l’organisation des documents sur le Drive.
• Automatiser la création et le suivi des tâches selon les types de projets.
• Structurer les workflows de validation et de demandes externes.
• Faciliter la gestion budgétaire et le suivi des dépenses par projet.
• Améliorer la coordination entre l’équipe Seemo, les prestataires et les agences.
• Offrir une visibilité claire sur le temps passé et l’avancement des projets.
• Centraliser la communication interne via un système de notifications.
  ‍

✅ Fonctionnalités : Avec notre équipe, nous avons développé les fonctionnalités suivantes :

• Gestion de projets : création de projets marketing et de promotions immobilières, avec gestion de tâches.
• Gestion documentaire et Drive : ajout de documents depuis l’application et rangement direct dans les dossiers Drive sélectionnés.
• Gestion budgétaire : suivi des devis, des dépenses et calcul automatique du budget réellement consommé par projet.
• Réseaux sociaux : gestion des idées de posts, validation, planification et intégration au calendrier.
• Gestion des collaborateurs internes : répertoire de contacts avec moteur de recherche.
• Gestion des prestataires externes : fiche descriptive des partenaires et des missions associées.
• Gestion des événements : planning interne pour organiser l’activité de l’équipe.
• Paramètres & administration : gestion des utilisateurs, catégories et plannings (accès administrateur).
• Suivi du temps : suivi des heures par tâche et par projet, avec récapitulatif par responsable.
• Notifications : alertes lors des commentaires sur les tâches ou les posts.
• Application externe pour agences affiliées : formulaire de demande (flyers, cartes de visite, supports), avec validation ou refus automatique et intégration directe aux projets.
  ‍

Outils utilisés : Glide et Make ⚡️

‍

1. Gestion documentaire et accès simplifié au Drive

• Ajout des documents directement depuis l’application.
• Choix du dossier de destination dans le Drive.
• Rangement automatique des documents de l’outil dans le Drive.
• Accès rapide et structuré aux documents par projet.
  ‍

2. Suivi budgétaire et suivi du temps

• Centralisation des devis et des dépenses.
• Calcul automatique du budget réellement dépensé par projet.
• Suivi du temps passé par tâche et par projet.
• Récapitulatif des heures par projet.

‍

3. Gestion des réseaux sociaux et de la communication

• Centralisation des idées de contenus (à écrire, à valider, validés).
• Validation des posts.
• Planification des publications avec affichage direct dans le calendrier.
• Gestion du planning éditorial.

‍

4. Collaboration interne, événements et ressources partagées

• Répertoire des collaborateurs internes avec moteur de recherche.
• Gestion des prestataires externes et des missions associées.
• Planning des événements internes.
• Système de notifications lors des commentaires sur tâches ou posts, visible sur la page d’accueil.

‍

5. Demandes externes, automatisation et administration

• Formulaire pour faire des demandes au service marketing par les équipes.
• Workflow de validation ou de refus avec notification par email.
• Intégration automatique des demandes acceptées dans les projets et les tâches.
• Paramétrage global de l’outil (utilisateurs, catégories, plannings) réservé à l’administrateur.