Vénétis : Automatiser et simplifier la gestion d’un organisme de formation.

Découvrez comment Kapli a accompagné Vénétis dans la digitalisation et l’automatisation de la gestion de son centre de formation, en développant une application sur-mesure.

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Présentation : Vénétis est une association qui promeut le travail à temps partagé et accompagne plus de 160 salariés dans un large réseau d’entreprises adhérentes, et favorise l’emploi durable tout en mutualisant les compétences. 💼

Il y a deux ans, Vénétis a lancé son propre organisme de formation pour répondre aux besoins de développement des compétences des salariés et de leur dirigeant le Morbihan et la Loire-Atlantique. Rapidement, Vénétis a souhaité gagner en efficacité dans l’ensemble des tâches administratives en optimisant :

• La génération de documents administratifs nécessaire au suivi qualité : conventions, convocations, contrats, feuilles de présence, tests de positionnement,etc…

• L’envoi d’e-mails récurrents aux différents interlocuteurs de l’organisme de formation

• Et en limitant les risques d’oubli ou d’erreur dans le suivi des sessions de formation

Vénétis avait besoin d’un outil simple, fiable et automatisé pour gagner du temps et sécuriser ses processus. ⚙️

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❓Problématiques : Avant la création de l’application, les équipes faisaient face à plusieurs défis :

• Multiplication des documents administratifs : conventions, convocations, contrats, feuilles de présence, tests de positionnement, etc.
• Envois d’e-mails répétitifs à différents interlocuteurs (clients, formateurs, stagiaires).
• Risques d’oubli, de doublons ou d’erreurs dans le suivi des sessions.
• Difficulté à centraliser et archiver efficacement les documents dans l’environnement Microsoft.

Cette charge administrative freinait le développement du centre de formation et mobilisait des ressources sur des tâches à faible valeur ajoutée.

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🔎 Objectifs : Kapli a donc été sollicité pour concevoir une application sur-mesure, intégrée à l’environnement Microsoft 365 déjà en place chez Venetis avec un double objectif :

• Automatiser la gestion administrative de l'organisme de formation, du paramétrage des sessions à la génération des documents.
• Garantir la conformité des processus grâce à une organisation rigoureuse et un archivage systématique des documents.

En parallèle, il fallait que la solution :

• S’intègre parfaitement à l’écosystème Microsoft 365 déjà en place (SharePoint, Outlook).
• Soit simple d’utilisation pour les équipes internes, sans nécessiter de compétences techniques.
• Permette une évolution rapide en fonction des besoins du centre.

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✅ Fonctionnalités : Avec notre équipe nous avons donc développé les fonctions suivantes :

• Création rapide de sessions de formation, avec ajout des clients, stagiaires et formateurs.
• Génération automatique des documents administratifs de l’organisme de formation : conventions, convocations, contrats de sous-traitance, feuilles de présence, tests de positionnement, etc.
• Classement intelligent des fichiers dans Microsoft SharePoint, automatiquement rangés dans les bons dossiers (client, formation, session).
• Envoi d’e-mails personnalisés (convocations, rappels, confirmations, etc.) avec des variables dynamiques pour adapter le contenu à chaque interlocuteur.
• Centralisation des informations dans une interface claire et intuitive, permettant de suivre les sessions, les participants et les documents associés.

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Outils utilisés :

• Glide pour la création de l’application et l’interface utilisateur

• Make pour l’automatisation des workflows et les intégrations avec Microsoft 365

• Microsoft SharePoint pour le stockage et l’organisation des documents

• Outlook pour l’envoi automatisé des e-mails
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Conclusion :

Grâce à l’approche no-code et à la puissance des outils Glide et Make, Kapli a permis à Vénétis de digitaliser et d’automatiser une partie de la gestion de son organisme de formation.

Une solution pragmatique, simple à maintenir et faire évoluer, qui illustre parfaitement la promesse du no-code : plus d’efficacité, moins de complexité.

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1. Pilotage global des formations

• Vue centralisée des sessions : terminées, en cours ou planifiées.
• Création rapide de nouvelles sessions avec recherche, filtres et accès au planning.
• Fiches sessions détaillées (dates, lieu, participants, formateurs, documents associés).
• Liaison directe entre les sessions, les formations, les entreprises et les participants.

2. Gestion complète du catalogue de formations

• Base de données centralisée des formations (intra/inter-entreprises).
• Fiches détaillées : objectifs, publics, durée, coûts, programme et méthodes pédagogiques.
• Association des formateurs à chaque formation.
• Lien automatique vers le programme stocké dans SharePoint.

3. Automatisation & suivi administratif

• Checklist intelligente couvrant l’ensemble du processus qualité :
• Logistique (lieux, traiteurs, hébergements).
• Dossiers de formation et justificatifs (attestations, feuilles d’émargement, certificats, questionnaires à chaud / à froid, auto-évaluations).
• Évaluations croisées formateur ↔ Vénétis.
• Suivi visuel de la complétude (✅ / ❌ / compteurs).
• Archivage systématique des pièces dans les bons dossiers SharePoint.

4. Automatisation documentaire & communication

• Génération automatique des documents administratifs : conventions, convocations, contrats, tests, feuilles d’émargement, etc.
• Classement automatique dans SharePoint selon le client, la formation et la session.
• Envoi d’e-mails personnalisés (convocations, rappels, confirmations) avec variables dynamiques.

5. Gestion des acteurs (entreprises, salariés, formateurs)

• Entreprises : annuaire complet, statut adhérente / non adhérente, contact RH, coordonnées et salariés associés.
• Salariés / stagiaires : fiche individuelle (infos pro et perso), historique des formations et entretiens (EA/EP).
• Formateurs : fiche profil (coordonnées, NDA, description), tarification (HT / Net Net), formations assurées, intégration directe aux sessions.

6. Tableaux de bord et exports

• Suivi de la facturation par session avec statut d’avancement.
• Export des données pour la comptabilité ou la gestion interne.
• Tableau de bord global pour le pilotage de l’activité (sessions, remplissage, documents manquants, indicateurs clés).

7. Paramétrage et gestion des accès

• Gestion des utilisateurs et des rôles (administrateurs, formateurs, gestionnaires).
• Paramétrage des référentiels : modèles de mails, documents, tarifs, catégories de formations.
• Sécurisation des accès selon le rôle et la structure.