Kapli - Etude de cas : Découvrez les transformations et automatisations sur-mesure réalisées par nos soins

PRÉSENTATION

Vénétis est une association qui promeut le travail à temps partagé et accompagne plus de 160 salariés au sein d’un réseau d’entreprises adhérentes.

Elle a lancé son propre organisme de formation pour répondre aux besoins de développement des compétences des salariés et dirigeants en Morbihan et Loire-Atlantique.

Pour gagner en efficacité, Vénétis souhaitait automatiser ses tâches administratives, sécuriser le suivi des sessions et limiter les risques d’oubli ou d’erreur.

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PROBLÉMATIQUES

Avant la création de l’application, les équipes faisaient face à plusieurs défis :

Multiplication des documents administratifs : conventions, convocations, contrats, feuilles de présence, tests de positionnement, etc.
Envois d’e-mails répétitifs à différents interlocuteurs (clients, formateurs, stagiaires).
Risques d’oubli, de doublons ou d’erreurs dans le suivi des sessions.
Difficulté à centraliser et archiver efficacement les documents dans l’environnement Microsoft.

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OBJECTIF ET FONCTIONALITÉS

L’objectif était de créer une application sur-mesure, connectée à Microsoft 365, pour automatiser la gestion administrative du centre de formation et sécuriser le suivi des sessions.

Création et suivi des sessions de formation
Génération automatique des documents administratifs
Classement des fichiers dans SharePoint
Envoi d’e-mails personnalisés et automatisés
Centralisation des clients, stagiaires et formateurs
Interface simple pour les équipes internes

Le dÉfi Kapli

Le Challenge

Vénétis devait gérer un volume important de documents, d’e-mails et de suivis administratifs pour son organisme de formation, avec un risque d’erreur ou d’oubli à chaque session.

Documents administratifs nombreux
E-mails récurrents à envoyer manuellement
Archivage complexe dans Microsoft 365
Suivi des sessions peu sécurisé

La solution

Kapli a développé une application sur-mesure connectée à Microsoft 365 pour automatiser la gestion administrative, centraliser les informations et simplifier le suivi des formations.

Création rapide des sessions
Génération automatique des documents
Classement intelligent dans SharePoint
Envoi d’e-mails personnalisés via Outlook
Interface simple et évolutive pour les équipes

1. Pilotage global des formations

Vue centralisée des sessions : terminées, en cours ou planifiées.
Création rapide de nouvelles sessions avec recherche, filtres et accès au planning.
Fiches sessions détaillées (dates, lieu, participants, formateurs, documents associés).
Liaison directe entre les sessions, les formations, les entreprises et les participants.

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2. Gestion complète du catalogue de formations

Base de données centralisée des formations (intra/inter-entreprises).
Fiches détaillées : objectifs, publics, durée, coûts, programme et méthodes pédagogiques.
Association des formateurs à chaque formation.
Lien automatique vers le programme stocké dans SharePoint.

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3. Automatisation & suivi administratif

Checklist intelligente couvrant l’ensemble du processus qualité :
Logistique (lieux, traiteurs, hébergements).
Dossiers de formation et justificatifs (attestations, feuilles d’émargement, certificats, questionnaires à chaud / à froid, auto-évaluations).
Évaluations croisées formateur ↔ Vénétis.
Suivi visuel de la complétude (✅ / ❌ / compteurs).
Archivage systématique des pièces dans les bons dossiers SharePoint.

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4. Automatisation documentaire & communication

Génération automatique des documents administratifs : conventions, convocations, contrats, tests, feuilles d’émargement, etc.
Classement automatique dans SharePoint selon le client, la formation et la session.
Envoi d’e-mails personnalisés (convocations, rappels, confirmations) avec variables dynamiques.

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5. Gestion des acteurs (entreprises, salariés, formateurs)

Entreprises : annuaire complet, statut adhérente / non adhérente, contact RH, coordonnées et salariés associés.
Salariés / stagiaires : fiche individuelle (infos pro et perso), historique des formations et entretiens (EA/EP).
Formateurs : fiche profil (coordonnées, NDA, description), tarification (HT / Net Net), formations assurées, intégration directe aux sessions.

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6. Tableaux de bord et exports

Suivi de la facturation par session avec statut d’avancement.
Export des données pour la comptabilité ou la gestion interne.
Tableau de bord global pour le pilotage de l’activité (sessions, remplissage, documents manquants, indicateurs clés).

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7. Paramétrage et gestion des accès

Gestion des utilisateurs et des rôles (administrateurs, formateurs, gestionnaires).
Paramétrage des référentiels : modèles de mails, documents, tarifs, catégories de formations.
Sécurisation des accès selon le rôle et la structure.

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Vénétis : Automatiser et simplifier la gestion d’un organisme de formation.

Le dÉfi Kapli

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